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Lunes, 19 d septiembre d 2011.

Construye tus informes internos sin apenas desarrollo con Zoho Reports

En los últimos meses y viendo las necesidades de analitica web y de negocio que tienen gran cantidad de empresas y agencias no paro de recomendar a todo el mundo que por lo menos eche un ojo, antes de empezar, a Zoho Reports, por si su solución les es válida y pueden ahorrarse enormes tiempos de desarrollo para crear sus sistemas de información.

Por lo general las necesidades de análisis de las empresas medianamente profesionalizadas llevan a los distintos responsables de departamentos a demandar al área de desarrollo algún tipo de herramienta donde visualizar en tiempo real (o casi) los datos internos de negocio. Google Analytics, Omniture, etc, sin duda ayudan a visualizar la actividad en negocios puramente web, pero cuando son nuestras propias bases de datos las que tienen la información real del éxito de la empresa la cosa cambia...

Por lo general lo que se demandan son básicamente 2 cosas: Poder ver tablas de información filtrada y agrupada de distintas maneras y Elaboración de cuadros de mando gráficos con los que ver la evolución de la empresa/cuenta rápidamente. Estas dos vias de información, por sencillas que puedan parecerle a alguien acostumbrado al manejo de Excel hacen saltar las alarmas de los desarrolladores, por la gran cantidad de detalles necesarios para tener en cuenta y porque todos sabemos que lo que hoy es vital para un negocio, mañana está obsoleto. Sumémosle además que la percepción de un desarrollador medio sobre las necesidades reales que van a tener los departamentos de marketing, negocio, etc. es fácil que esté un poco distorsionada. Todos tendemos a simplificar el trabajo de los demás...

Con todo esto, lanzarse a elaborar una herramienta de análisis completa y de continua mejora, termina dejando exhausto a más de un gran programador. No exagero... lo he vivido... ¡y es una putada! Lo das todo y nunca terminas de dar la talla...

Yo conocí Zoho Reports demasiado tarde... con muchas cosas ya desarrolladas y herramientas compradas. Con lo que cuando estaba en empresa no le saqué partido y ha sido ahora al partir de nuevo de 0 en otras temáticas cuando empieza a ahorrarme gran cantidad de desarrollo.

¿Qué te aporta Zoho Reports?

1. Menos Desarrollo

Bien, la verdad es que en un primer vistazo no parece gran cosa. Es tirando a feo y con una usabilidad dudosa, pero todo es ponerse a probarlo...

Zoho Reports parte de las tablas, que son como una versión simplificada de una tabla de base de datos, más cercana quizás a una hoja de Excel con las cabeceras obligatorias. Podemos crear lo que ellos llaman una "base de datos" y dentro de esta ir creando tablas con nuestros datos principales organizados de la forma en la que estamos acostumbrados a hacerlo...

Todo esto en un principio es muy manual -aunque con herramientas de ayuda- hasta que descubres su API -API de Zoho Reports-que viene a darnos la comunicación con nuestras bases de datos reales o con otros datos que podamos extraer (por ejemplo Google Analytics) para terminar teniendo automaticamente en Zoho Reports siempre las tablas con información tan actualizada como queramos: Nuestro Stock de productos, Entradas en carrito, Ventas, Datos de usuarios, Campañas,... lo que queramos.

La api de Zoho Reports es de las sencillas, tiene alguna incongruencia como obligarte a crear archivos para poder hacer cargas masivas, pero comparado con Facebook o Google es una gozada. Yo desarrollé una clase para cargar datos en ella en un par de días.

A partir de ahi, la configuración de Zoho ya no tiene porque hacerla un desarrollador y esto es de lo mejor de Zoho Reports. Solo hay que definir que tablas queremos cargar y montar la actualización de esas tablas las veces al día que requiera nuestro negocio y el resto es configuración de las herramientas...

2. Definición de informes sobre la marcha y de forma Amigable

En Zoho Reports podemos crear distintos tipos de elementos dentro de lo que ellos llaman "base de datos" y a partir de la información las tablas ahi cargadas. Solo tenemos que entrar en la parte de visualización de una de nuestras tablas y darle a "New". No voy a entrar a explicar todas las posibilidades... solo 4 de ellas que creo que cubren casi todas las necesidades que podamos tener de reporting en casi cualquier empresa:

- Query Tables: ¿Qué pasa si nuestros programadores han cargado 2 tablas distintas de datos y nosotros necesitamos un informe que asocie datos ambas a la vez? Para hacer esto estan las Query Tables que crear tablas artificiales a partir de una consulta SQL que por lo general suele ser sencilla. Si, SQL es algo más tecnico que panles de arrastrar y soltar, pero en ocasiones será más sencillo hacerlo así que volver a pedir al departamento que programe las cargas...

- Gráficos: Podemos crear gráficos a un nivel de configuración muy grande. Los gráficos no son excesivamente bonitos... que le vamos a hacer pero podamos indicarlos por varias columnas para cada eje de los mismos y aplicar tanto filtros para que solo contabilicen ciertos tipos de datos de las tablas como configurar que filtros podrán ir lanzando los usuarios que vean estos datos. Algunos gráficos sencillos que puedes crear con solo cargar tu tabla de ventas de productos:

  • Gráfico de lineas de la evolución diaria, semanal o mensual, de ventas contabilizadas por items o por ingreso bruto permitiendo al usuario filtrar por tipo de productos y/o campañas
  • Gráfico de Quesito con los porcentajes de ventas (en items o €) que supone cada producto o campaña pudiendo el usuario filtrar por fechas y por información demográfica (sexo, rangos de edad, poblaciones, etc.)
  • Gráfico de telaraña de algún factor demográficos (edad, comunidad autonoma, etc.) donde poder ver comparar el beneficio que aportan estos y filtrar por producto, campaña, fechas, etc.

Bueno, y realmente el anális puntual que queramos de esta información.

- Tablas de resumen: Donde mostrar a modo de tabla los datos cruzados y contabilizados de la forma que más sentido tengan para nosotros. Estos cuadros resulta ideales para analizar momentos concretos de resultados...

  • Cuando que nos resuma para cada campaña, cuantas ventas ha conseguido cada producto, a que facturación y con que beneficio. Un cuadro en el que luego el usuario pueda filtrar por rangos de fechas que le interesen y por datos de usuarios concretos para analizar segmentos distintos
  • Cuadro que resuma para cada rango 50€ de euros de beneficio y dentro de este para cada campaña numero de ventas. Un cuadro que el usuario pueda luego filtrar por producto o por datos de usuarios

- Paneles de Control: Donde creamos gráficamente una página donde ir añadiendo los gráficos y tablas de resumuen -con sus filtros para usaurios- que deseemos. Estos paneles resultan ideales como cuadro de mandos de distintas áreas de la empresa y como accesos directos al entrar en Zoho Reports.

3. Configuración dinámica y compartida

Al hacer nuestra configuración, a partir de las tablas, de gráficos, tablas de resumen y cuadros de mando, la cosa irá bien un tiempo, pero siempre surgirán nuevas necesidades: Cierto dato se volverá indispensable para los filtros en los informes, o una tipología de productos deberá ser examinada de forma individual, ... cualquier cosa vale si el beneficio de la empresa lo necesita. Con zoho reports también solucionaremos esta parte ya que podemos variar la configuración de cualquier gráfico o tabla y guardarlo en pocos minutos.

Si nuestra información es trabajada de distintas formas también podremos crear distintos usuarios y compartir con ellos solo algunos cuadros de mando e informes. Por ultimo, si necesitamos dar información al mundo en abierto, zoho reports tambien permite compartir las páginas mediante una url única o incrustandolas en un iframe.

¿Y cuanto vale esto?

Zoho Reports usa el modelo Freemium. Es grantis cuando empiezas a usarlo (incluso su API es de acceso gratuito) y solo cuando empiezas a cargarle muchos datos de vuelve de pago. La limitación más grande de la versión gratuita es que en el total de tablas que tengas cargadas podrás llegar solo a las 100.000 filas de datos. Si entendemos que cada venta es una fila, aun para el tipo de configuraciones sencillas de las que llevo hablando un rato en este post, significaría que empezaré a pagar a partir de tener 100.000 ventas indicadas. A algunos puede parecerles mucho pero solo con que pensemos en un negocio con 100 ventas al día, en tres años estaríamos pagando ya por la herramienta. Y eso si solo cargasemos ventas, que esta claro que no será lo único que deseemos cargar y si cargamos muchos datos, seguramente deberemos usar las Query Tables de las cuales el plan gratuito solo nos permite 5 a la vez.

Una vez entramos a pagar hay distintos planes por volumen (500.000 filas 35$ al mes, 1.000.000 60$, etc.) y además te añaden las pijaditas tipicas de este tipo de servicios: poder poner tu logo, automatizar emails a tus clientes, etc. No esta mal si vas a sacarle partido y desde luego es más barato que muchas herramientas de analisis de datos.

Conclusión

Por mi parte creo que es casi obligado echarle un vistazo a Zoho Reports antes de lanzarse a la aventura de construir tus herramientas de reporting. Creo que es un producto muy bueno, sobretodo para pymes que no pueden permitirse acceder a otros productos. Por si os lo estabais preguntando y ya que he sido tan positivo con este post, aclarar que este no es un post patrocinado y no hay links con id de afiliado para llevarme unos $ por nuevo usaurio. Simplemente me gusta este software, pero sin duda Zoho no cubre todas la necesidades de todas las empresas. A veces simplemente por estética -ya he dicho varias veces que atractivo no es- y otras por tener ya tu plataforma montada y otras porque no acaba de cuadrarte esa forma de ver los datos, sencillamente zoho no te cuadra... ¡perfecto! Al menos eso significa que ¡tienes muy claro lo que quieres!

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2 Comentarios para “Construye tus informes internos sin apenas desarrollo con Zoho Reports”

  1. Ruben dice:

    Da gusto cuando las cosas relacionadas con marketing y reporting son contadas desde el punto de vista de un desarrollador. ¡Muchas gracias por el post! Me viene de lujo para nuestro reporting de ventas.

  2. Abel dice:

    Eh pues voy a echarle un vistazo porque suena bien Zoho Reports

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