En posts pasados hemos pegado un pequeño repaso a como sacar partido a Excel para importar datos de Google Analytics, de fuentes propias en XML y crear con ellos distintos informes y dashboards de negocio. En esta ocasión quisiera abordar una herramienta bastante parecida a Excel pero con suficientes diferencias como para que estos procesos resulten drásticamente disitintos: Google SpreadSheeds: el Excel en la nube de Google.

Lo primero de todo es aclarar que pese al parecido, a la que escarbas un poco, ambas herramientas son radicalmente distintas y esto no es solo por las limitaciones de la web para realizar operaciones de aplicaciones de escritorio sino porque el camino seguido por Google Docs no es el de copiar a Excel, sino el de crear una herramienta bajo la propia visión de Google de lo que deben ser estas aplicaciones de hojas de cálculo en la nube. En conclusión tenemos una herramienta que es claramente inferior a Excel en algunos aspectos y muy superior en tantos otros. Aquí repasaremos algunas de esas diferencias mientras vemos como adaptar nuestro trabajo diario en Excel a Google SpreadSheets… juzga tu mismo si en conjunto una es mejor que la otra. Yo simplemente pienso que ambas sirven a propositos distintos…

El paso de Excel a Google SpreadSheets

Lo primero que pensamos cuando queremos dar el paso de Excel a Google SpreadSheets es: «pues voy a cargar mi archivo Excel en Google Docs/Drive y que se encargue Google de transformarlo»…

¡Olvidémonos de esta opción cuanto antes! Se trata de programas muy distintos donde las transformaciones más sencillas de datos sin formato, con fórmulas nativas, se realizarán sin problemas pero a la que nos encontremos con fuentes de datos dinámicos o dashboards diseñados cuidadosamente la transformación de Excel a Google SpreadSheets será sencillamente una chapuza que no habrá por donde coger.

Sabiendo esto, y siempre que queramos trabajar en serio con esta herramienta, tendrá mucho más sentido en la mayor parte de los casos empezar de nuevo desde 0. Al final lo creais o no, ahorraremos tiempo.

Diferencias entre Excel y Google Docs: Las funciones nativas

Para empezar la colección de funciones sencillas es bastante semejante (una copia, vamos). En Google Docs no encontraremos funciones en castellano, sino en inglés, lo cual en realidad es de agradecer (No tiene ningún sentido traducir herramientas globales… personalmente prefiero usar SUM() a SUMA()… manías que tiene uno).

Aquí presento algunas equivalencias que se usan prácticamente igual en Excel que en Google Spreadsheets:

SI() >> IF()
SUMA() >> SUM()
BUSCARV() >> VLOOKUP()
CONTAR.SI() >> COUNTIF()
SUMAR.SI() >> SUMIF
DESREF() >> OFFSET()
Etc.

Por otro lado, la colección de funciones de Spreadsheets se amplia con elementos bastante curiosos, que le dan bastante potencia a la herramienta de Google. Algunos ejemplos muy llamativos:

• IMAGE() nos permite incluir una imagen dentro de una celda definiendo su url
• ImportData(), ImportFeed(), ImportHtml(), ImportRange() e ImportXML(), nos permitirán con simples fórmulas realizar los complejos procesos de cargar fuentes de datos externas en nuestros archivos de Google Spreadsheets
• Sparkline() nos permitirá incluir una pequeña gráfica lineal o de barra en una celda. Algo para lo que en Excels viejos necesitabamos del uso de plugins y para el actual lo que llaman «minigráficos»

…y muchas más que van añadiéndose con el tiempo. Puedes echarle tu mismo un ojo a las funciones disponibles en:

• Documentación de funciones de Google SpreadSheets

La lista, leida con atención, no decepciona y seguramente te llenará la cabeza de ideas.

Diferencias entre Excel y Google Docs: Las macros vs. las secuencias de comandos

Google Spreadsheets no usa las macros de Excel pues no soporta VBA (su lenguaje de programación) De echo es uno de los grandes problemas que nos encontramos al transformar archivos Excel al formato de Google Docs/Drive: Las macros no se importan en el nuevo archivo.

En su lugar Google nos ofrece secuencias de comandos en su propio sistema de programación. Esto que parece en un primer momento una gran pega (pues no podemos usar todos esos códigos que hemos recogido con el tiempo) se trasnforma al poco en una gran ventaja. ¿por qué? pues porque el lenguaje escogido por Google para crear sus propias macros no es otro que el famoso Javascript. Esto significa, que cualquier desarrollador web va a poder si o si desarrollar comportamientos especiales para Google SpreadSheets… Para Excel era siempre necesario usar VBA un lenguaje que no domina tanta gente dentro del mundo web (y repito: me refiero al mundo web no a otras áreas empresariales donde VBA es mucho más común).

Para conseguir estos comandos nuevos, programados a medida, Google ha habilitado dentro de Google SpreadSheets distintas opciones para manejar lo que ahí llaman «Secuencias de comandos». Tan solo tenemos que ir a «Herramientas» y encontraremos tres opciones relacionadas con este tema:

La galería de secuencias de comandos:

Una serie de secuencias de comandos públicas que podemos importar en nuestra hoja de cálculo mediante un par de clicks y que resultan de gran utilidad para empezar.

Dentro de esta galería encontramos un poco de todo. Aun no es demasiado extensa pero ya podemos encontrar réplicas de las macros más usadas en Excel, aunque a mi gusto aun es un poco pequeña y con una comunidad no muy desarrollada.

El administrador de secuencias de comandos

Este es un sencillo panel en el que controlar todas las funciones que hemos ido creando o importando en nuestra hoja de cálculo. No hay mucho más que decir sobre él.

El editor de secuencias de comandos

Un sencillo aunque práctico editor con ayudas de la programación javascript que hay detrás de las nuevas funciones creadas. Aquí es de agradecer lo sencillo que resulta activar y acceder a estas funcionalidades (digamos que en Excel todo esto queda un poco escondido).

El tema de la creación y edición de secuencias de comandos tiene su miga, pero para resumir diremos simplemente que se trata de javascript puro y duro al que se le añaden ciertas APIs que pueden invocarse en las funciones para realizar manipulaciones realmente impresionantes.

Puedes leer sobre este tema en la…

• Guía de usuario de Google Apps Scripts

Pero yo me quedo básicamente con el acceso a datos de:

• La propia hoja de cálculo en la que estamos trabajando
• Otros documentos de Google Docs/Drive
• Los contactos de Gmail
• Datos de Google Calendar
• Herramientas de traducción (con google translate)
• Envío de Emails
• Acceso a urls externas, recogiendo datos sencillos, en XML o mediante SOAP

Todo esto es muy potente, pero por desgracia recordemos que implica programación a medida de tus intereses en todos los casos… así que para empezar nada mejor que la citada galería e ir sacando ideas del trabajo de los demás. Ya habrá tiempo de desarrollar nuestras propias funciones en el futuro…

Diferencias entre Excel y Google Docs: La carga de datos

Como consecuencia de lo anteriormente mencionado, la carga de datos en Google Docs/Drive y especialmente en Google SpreadSheets resulta mucho más potente que en aplicaciones de escritorio. Esto es lógico, sin duda la conectividad de una aplicación en la nube tiene que ser superior a la de un archivo suelto por nuestro ordenador, ¿no creéis? ¿Qué gracia tendría si fuese de otra forma?

Cargando datos de fuentes externas con funciones nativas

Como comentabamos, una gran novedad que nos ahorrará mucho tiempo y esfuerzo: Google docs tienen directamente funciones para poder hacer cargas de datos desde internet. CSV, XML, Feeds, Tablas HTML e incluso la posiblidad de usar XPath: uno de los lenguajes más rápidos y extendidos para recoger selectivamente datos de internet y archivos XML (es un poco técnico pero para algunas cosas merece mucho la pena).

Para que podáis verlo en acción he creado una pequeña hoja pública donde se recogen automáticamente datos externos. Por un lado recogeremos búsquedas concretas en twitter de una forma muchísimo más simple a como lo hacíamos para recoger datos XML de internet en en Excel. Por otro cargaremos este blog y sacaremos los títulos de los posts que existen en portada con XPath.

• VER MUESTRA DE CARGA DE DATOS EXTERNOS EN GOOGLE DOCS

Nota: Nótese que para que la búsqueda funcionase, hemos tenido que trasnformar los espacios en «+». Este es un tema muy particular de Google, siempre es mejor hacerlo así en cualquier herramienta que ponga a nuestra disposición Google y Google SpreadSheets no es una excepción: en toda url deben reemplazarse espacios por «+».

Cargando datos de fuentes externas con secuencias de comandos

Sin duda otra de las fuentes más comunes surge de la programación con Javascript de funciones y acciones dedicadas a nuestra hoja de cálculo. Aquí tiene cabida cualquier cosa… no solo disponemos de javascript para realizar las acciones, sino que ademas contamos con las APIs de Google Apps Scripts para llegar aún más lejos.

Decíamos que podemos encontrar algo muy cercano a las macros de excel en las secuencias de comandos de Google SpreadSheets y que incluso disponíamos de una galería pública. Por qué no buscamos algo que nos sea realmente útil para importar datos? …

Tenemos que decir, que en nuestra búsqueda vamos a encontrar de todo: secuencias muy particulares junto con otras que han quedado obsoletas y ya no funcionan (por ejemplo las de Mikael Thuneberg ya no funcionan).

A día de hoy las funciones que mejor resultado están dando a todo el mundo son las de «Google Analytics Report Automation (magic)». Llamadas popularmente «magic». Estas utilizan el nuevo protocolo de Google Analytics para conectarse y añaden menús nuevos a Google SpreadSheets.

Como el sistema usa el nuevo y más complejo sistema de identificación de usuarios de la API V3 de Analytics, hay que dar unos cuantos pasos para ponerlo en marcha. La primera vez puede resultar un poco confuso, pero después se vuelve bastante sencillo. Intentare resumir los pasos a dar en puntos concretos.

Para poder empezar necesitaremos 2 ventanas abiertas en el navegador: Una para la la hoja de cálculo y otra para el administrador de la consola de Google.

Parte 1: instalando la secuencia de comandos.

• Entramos en nuestro Google Drive y creamos un nuevo documento de Google SpreadSheets (hoja de cálculo). Nos aparecerá una hoja de celdas en blanco. Le cambiamos el título y lo guardamos (si no guardamos podríamos perder los siguientes pasos que hagamos)
• En el menú de herramientas escogemos «Galería de Comandos»
• Buscaremos «google analytics» y aparecerá un listado de posibles secuencias. Bajamos hasta encontrar Google Analytics Report Automation (magic) y le damos a instalar. Tardará unos segundos tras los cualesnos pedirá acceso a algunas acciones con nuestra cuenta de Google. Aceptamos (de momento podemos no aceptar, pero tarde o temprano necesitaremos darle este acceso). Cerramos la ventana de secuncias de comandos.

Nuestra hoja de cálculo ya dispone de los scripts de magic para trabajar.

Parte 2: dando acceso a la hoja a nuestros datos de analytics

• Entramos en Google Console en otra ventana del navegador: https://code.google.com/apis/console/
• Si es la primera vez que lo usamos, creamos un nombre de proyecto
• Elegimos en el menú «Services» y nos aseguramos de que el selector de «Analytics API» esté a ON
• Accedemos en el menú a «API Access» y abajo del todo veremos un bloque llamado «Simple API Access»
• En ese bloque copiamos el valor de API key. Este valor es el que va a permitir al sistema acceder a los datos de Analytics. Hay que tener mucho cuidado con esta clave pues de hacerla pública cualquiera podría tener acceso a estos datos
• Ahora volvemos a nuestra hoja de calculo y seleccionamos «Herramientas» editor de secuencia de comandos
• Se abrirá una nueva ventana. En ella podemos ver el código javascript de magic, cotillear y hacerle algún «arreglo personal».
• Seleccionamos en esta nueva ventana el menú Recursos, y dentro de este «Utilizar las APIs de Google
• Nos aparecerán varias posibilidades. Debemos activar Google Analytics API en su versión v3 y copiar en la casilla «Clave API» el valor de «API Access» que habíamos seleccionado en la Consola de Google APIs. Tras esto le damos a aceptar.
• Nos aparecerá un mensaje de que los cambios han sido guardados, ya podemos cerrar esa ventana
• Volvemos a nuestra hoja (que a la que deberíamos haber puesto nombre y haber guardado en el paso 1. Recargamos la página para que la secuencia de comandos de magic se vuelva a iniciar
• Veremos como aparece un nuevo menú en la hoja llamado «Google Analytics». La magia ya ha empezado 🙂

Paso 3: Importando los datos

• Magic nos habrá creado una nueva hoja llamada «gaconfig» en nuestra hoja de cálculo. No debemos tocarla pues ese nombre (gaconfig) es el que usa magic para buscar la configuración de las importaciones que le pedimos.
• En el menú Google Analytics seleccionamos «Create Core Report». La primera vez que lo hagamos nos pedirá permiso para acceder a Google Analytics (mediante la API key que le hemos puesto). Debemos concederselo. Una vez concedido, el proceso se bloqueará… con lo que habrá que volver a seleccionar Google Analytics >> «Create Core Report».
• Ahora si, en las columnas A y B de nuestra hoja «gaconfig» se crearan los valores de la query que queremos lanzar. Podemos fijarnos en que no estamos limitados a una única llamadas, podemos crear cuantas queramos: simplemente llamando una y otra vez a «Create Core Report» se crearán nuevas configuraciones tomando las columnas C y D, E y F, F y H, etc…
• La mayor parte de estos valores de configuración, son simplemente los de las llamadas de la API de Google Analytics (aqui hay que aprender a hacerlos), los únicos que se prestan a confusión son los de «ids» y «sheet-name».
• Para indicar «ids»: En Google Analytics seleccionamos «Find Profile» y se nos abrirá un mini buscador, donde poder escoger el perfil exacto al que queremos acceder. Una vez escogido se nos darán sus datos. Debemos escoger el valor de ids (el que empieza por ga:) y copiarlo en la celda del valor de «ids» en nuestra configuración.
• Para indicar «sheet-name»: Tan solo debemos crear una nueva hoja en nuestro documento (no un documento nuevo, sino una hoja nueva en el que ya tenemos). Y cambiarle el nombre por uno descriptivo. Por ejemplo: «export_GA_1». Ese nombre será el que debamos indicar en «sheet-name» y por lo tanto será donde se carguen los datos de Google Analytics. En realidad no es necesario crear esta hoja a mano, si no existe el script de magic la creará por si solo, pero yo os recomendaría (por mantener un orden) crearla y colocarla donde deseéis
• Una vez lo tengamos, solo nos queda indicar los valores de la llamada a la API. Por ejemplo, una llamada sencilla sería indicar un rango de 30 en «last-n-days» y solicitar la métrica «ga:visits» (en «metrics») y la dimensión «ga:medium» (en «dimensions»).
• Cuando tengamos los datos configurados seleccionaremos en el menu de Google Analytics la opción GetData que buscará todas las configuraciones que tengamos en la hoja «gaconfig» y las realizará en las hojas de destino indicadas

Tras esto podremos ir a ver nuestras hojas de destino y comprobar como los datos han sido perfectamente cargados.

El único problema será que para actualizar todos nuestros datos necesitaremos usar Google Analytics >> GetData cada vez. Pero por suerte, dado que Google Drive está en la nube, podremos pedirle que se actualice el solito cada cierto tiempo.

Paso 4: Actualizaciones automáticas

• Volvemos a abrir el código de magic con «Herramientas» >> «Editor de secuencia de Comandos»
• En la nueva ventana seleccionamos «Recursos» >> «Activadores de la secuencia de Comandos actual». Esto abrirá las opciones de automatización que tenemos para la secuencia de Magic (la actual)
• Seleccionamos Añadir un activador Nuevo
• La funcion que nos interesa lanzar (primer selector) es getData, pero cuando lo lanzamos es decision nuestra. Básicamente os recomendariía dos posibles configuraciones:

  «De la hoja de cálculo >> Al abrir» nos permitirá cargar los datos en el momento justo que alguien consulte nuestra hoja. Esto es ideal para hojas que solo manejamos nosotros o cuando los datos queremos que sean lo más cercanos posibles.

  «Basado en el tiempo >> Temporizador por Hora >> 6/12 horas» o «Basado en el tiempo >> Temporizador por días >> Cada día» Nos perimitirá que sin que nadie acceda a la hoja se actualicen sus datos. Esto resulta ideal cuando usamos la hoja solo como fuente de datos, pero realmente trabajamos en otras hojas con funciones como ImportRange desde otros documentos de Google Spreadsheets o accediendo con otras herramientas/apis a estos datos.

  Por último podemos habilitar notificaciones por si alguna carga empieza a fallar que el sistema nos avise.

Diferencias entre Excel y Google Docs: Los formatos condicionales

Y aqui viene el primero de los puntos donde Google Spreadsheets es claramente inferior a Excel. En Excel, al crear nuestros dashboards hacemos un uso constante de los formatos condicionales. Son limitados pero muy útiles: nos permiten poner colores, barras, iconos, etc. en función de los valores de las celdas, lo que nos permite crear ya no simples tablas de datos sino informes donde ciertos valores nos llamen la atención cuando representen una oportunidad o peligro.

Estas funcionalidades existen en Google SpreadSheets pero de una forma mucho más limitada: Mediante el menú de «Formato» podremos dar formato condicional a un conjunto de celdas pero este formato tan solo afectará al color de la celda y al de su texto. Una lástima.

Por suerte funciones ya comentadas como sparkline() o image() pueden ayudarnos a terminar de dar colorido a nuestras tablas de datos. Algo es algo.

Para dar un poco de color sobre estas posibilidades he dejado abierta una hoja ficticia con una minitabla en la que se usa la función de sparkine() en modo linea y barra, la función de imágen para cargar desde iconFinder dos posibles flechas dependiendo de si un valor es positivo o negativo y como no, el cambio de color de las celdas de los valores para resaltar aquellos positivos y negativos.

Aquí tenéis esta muestra de la que os hablo:

• VER MUESTRA DE TABLAS DE DATOS CON FORMATO GRÁFICO EN GOOGLE DOCS

Diferencias entre Excel y Google Docs: Los gráficos

Si bien es cierto que Google se ha preocupado muchísimo por ofrecer un sistema de gráficos potente y en HTML para sus usuarios de Google Docs la verdad es que hay que decir que este es sin duda el punto en el que más peca de básica la herramienta…

No me entendáis mal: existe una variedad de formatos suficiente; Con muchas opciones y posibilidades. Incluso se nos permiten cargar «Gadgets» que son formatos gráficos externos a partir de nuestras hojas de cálculo. En este sistema, incluso podemos desarrollar nosotros nuevos gráficos creando Gadgets propios. Realmente la base es buena y más potente que la de Excel.

Pero en en la práctica los gráficos son «feos» y poco configurables. Acostumbrados a la potencia de Excel donde cada elemento de un gráfico (una vez entiendes el sistema) puede configurarse a tu medida el sistema de google spreadsheets se queda a medio camino en personalizaciones.

¿Va a hacer esto que nuestros informes sean peores en calidad de información? En un principio no debería. Lo bonito que sea un informe o dashboard no debería ser un motivo para valorarlo. Pero sobretodo en el terreno de los dashboards la presencia que adquiere cada elemento frente al resto, el cómo asociamos distintas partes de los mismos, o la posibilidad de escoger que información omitir en los gráficos deliberadamente para no despistar a quien los lee, marcan la diferencia entre una buena herramienta y una normalita (mediocre sería la palabra, pero nunca me han gustado las connotaciones que tiene). Por lo tanto, con las opciones que nos da Google Docs a día de hoy, nunca vamos a poder crear un dashboard a nuestra medida. El resultado quedará no solo un poco anticuado sino que además ocupará más espacio del que deseamos y no resaltará especialmente los KPIs más importantes en sus gráficos.

Haz tu mismo la prueba. Carga algunos datos de fuentes externas, formatealos como desees y lanzate a crear algunos gráficos. Verás que rápido se te quedan cortas las opciones de personalización…

Conclusión

Sin duda Google SpreadSheets es una opción que debería ser mucho más tenida en cuenta de lo que lo es actualmente. Sencillamente es más potente para muchas de las tareas a las que nos enfrentamos en analítica. Llegando a la parte práctica incluso nos resulta mucho más ágil a la larga:

– No da propblemas de versiones,
– Es accesible desde cualquier lugar,
– Los archivos no se pierden,
– Controlas en todo momento quien puede ver los documentos y quien puede editarlos
– Los procesos, al realizarse en en el servidor de google, no se atascan ni te cierran el Excel,
– Pueden existir discusiones alrededor de las hojas de cálculo,
– Existe un control de versiones donde recuperar ideas antíguas o arreglar fallos
– Dispone de más y más ágiles herramientas para la automatización de captura de datos
– Es programable en javascript

Pero sin duda también tiene algunas contras importantes que debemos conocer:

– Necesita de conexión a internet constante
– Pese a ser web, No se visualiza correctamente en todos los sistemas (sobretodo en apps de terceros)
– No resulta tan fácil dar la apariencia deseada a todos los elementos.
– No tiene el mismo potencial gráfico que Excel.

Con esta colección, yo diría que Google Spreadsheets es la herramienta ideal para crear informes automatizados donde la presencia de los mismos no juegue un papel importante en el resultado. Podríamos decir que es una herramienta para trabajo en bruto, no para presentar informes directamente a la dirección.

Por otro lado, también es cierto, que siendo superior Excel no es la herramienta más aconsejada para crear Dashboards. Existen posibilidades superiores (aunque requieren de más trabajo). Pero no entremos en esto todavía…